Понимаю вашу ситуацию — сам через это проходил. Есть решение: сервис автоматизации приёмки квартир, заточенный именно под застройщиков с большими объёмами. Собственник записывается на приёмку через личный кабинет сам — никаких звонков. Приёмщик фиксирует замечания в мобильном приложении с фото. Подрядчик получает задачи и подтверждает устранение с фотофиксацией. Менеджер видит статус каждой квартиры в реальном времени и контролирует сроки. На 400 квартир это принципиально меняет управляемость процесса. Есть кейс внедрения у Навигатор.Девелопмент в Тюмени — можно изучить как референс.